Gestión documental en la ejecución contractual: informes, actas y trazabilidad en las contrataciones públicas del Perú

En la ejecución contractual de las contrataciones públicas, la gestión documental no es solo un requisito administrativo: constituye la base para garantizar la trazabilidad, la rendición de cuentas y la verificación objetiva del cumplimiento de las obligaciones.

Informes de la Contraloría General de la República han identificado que la deficiencia en el manejo de documentos es una de las principales causas de observaciones, retrasos y controversias en los contratos.

Este artículo analiza el marco normativo, los instrumentos documentales clave (informes, actas, conformidades), su importancia en la trazabilidad y propone lineamientos de mejora en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado.

Marco normativo

• Decreto Legislativo N.° 1017 – Ley de Contrataciones del Estado: obliga a contar con evidencia documental del cumplimiento contractual.
• Decreto Supremo N.° 344-2018-EF – Reglamento: regula la ejecución contractual en sus artículos 131 al 136, incluyendo la conformidad documentada.
• Directivas del OECE: promueven el uso del SEACE 3.0 como herramienta de trazabilidad y control digital.
• Normas de la Contraloría: exigen mantener registros completos, verificables y accesibles.

Instrumentos documentales clave en la ejecución contractual

• Informes de avance: Permiten monitorear periódicamente el cumplimiento de obligaciones, esenciales en servicios y obras de ejecución progresiva.
• Actas de reunión y coordinación: Registran acuerdos, compromisos y hechos relevantes. Son pruebas en caso de discrepancias.
• Valorizaciones (en obras públicas): Reflejan el avance físico y financiero, base para los pagos parciales.
• Actas de conformidad: Documento indispensable para acreditar que los entregables cumplen con lo pactado y habilitar el pago.
• Registro en SEACE 3.0: Garantiza trazabilidad digital y fortalece la transparencia en los hitos contractuales.

Importancia de la gestión documental en la trazabilidad

• Trazabilidad completa: Seguimiento del contrato desde su inicio hasta la liquidación.
• Prevención de riesgos legales: Documentos como pruebas en arbitrajes y procesos judiciales.
• Rendición de cuentas: Permite fiscalización por Contraloría y ciudadanía.
• Continuidad institucional: Asegura la gestión frente a cambios de personal.
• Eficiencia administrativa: Evita duplicidades y errores con registros organizados.

Desafíos actuales

• Manejo manual y disperso de documentos.
• Falta de capacitación en redacción de informes y actas.
• Escasa digitalización e interoperabilidad entre áreas usuarias y de control.
• Resistencia cultural al uso del SEACE 3.0.

Lineamientos para fortalecer la gestión documental

La gestión documental en la ejecución contractual es un pilar indispensable para asegurar la transparencia, eficiencia y legalidad en el uso de los recursos públicos.

Los informes, actas y conformidades son mucho más que formalidades: son herramientas que consolidan la trazabilidad y la rendición de cuentas.

La digitalización mediante SEACE 3.0 y la capacitación permanente bajo el PLADICOP permitirán superar deficiencias actuales y fortalecer la confianza ciudadana, evitando riesgos de incumplimiento y controversias.