La implementación del Sistema Integrado de Registros Electrónicos (Sire) de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat) está llevando a las organizaciones a revisar la manera en que gestionan, integran y procesan su información. Para el especialista Jimmy Quispe Milachay, automatizar los procesos resulta cada vez más relevante para reducir errores, duplicidades e inconsistencias que posteriormente pueden trasladarse a las declaraciones tributarias. El Peruano
En declaraciones al Diario Oficial El Peruano, Quispe sostuvo que el desafío no se limita a utilizar el Sire, sino que comienza desde la calidad de la información generada dentro de cada organización y la forma en que esta circula entre áreas como ventas, compras y contabilidad.
La calidad de la información debe asegurarse desde el origen
Para el especialista, uno de los principales aspectos que deben revisar las empresas es la confiabilidad de los datos antes de que estos sean presentados ante la administración tributaria.
“La idea es asegurar que la información que presentes a la administración tributaria y que esté trabajada en tu compañía sea consistente y correcta desde el origen”, explicó Quispe. Como ejemplo, mencionó la información procedente de las facturas de compras y ventas. El Peruano
En esa línea, señaló que las organizaciones deberían prestar especial atención no solo a los datos individualmente, sino también a la manera en que las distintas áreas los comparten.
“Lo principal es que las empresas revisen la calidad de los datos, y la integración entre las partes de ventas, compras y contabilidad”, recalcó.
Este desafío se vuelve más complejo conforme aumenta el número de operaciones, debido a que una mayor cantidad de registros incrementa también las posibilidades de errores cuando existen tareas repetitivas o procedimientos manuales.
Procesos manuales pueden generar duplicidad y pérdida de información
Quispe advirtió que mantener separados los procesos de ventas, compras y contabilidad puede incrementar la carga operativa y generar problemas en la trazabilidad de la información.
“Uno de los riesgos más importante de trabajar de forma manual es la duplicidad de la información, la pérdida de los datos, no registrar todos los documentos y laborar sobre horas hombres adicionales”, señaló. El Peruano
Cuando las áreas trabajan de manera aislada, la información puede tener que ser ingresada o revisada nuevamente en distintos momentos. Esto no solo requiere más tiempo, sino que incrementa la posibilidad de inconsistencias durante el procesamiento de los datos.
Para el especialista, reducir la intervención manual dentro del flujo de información es una medida relevante para fortalecer la trazabilidad y disminuir los errores.
Uso de hojas de cálculo puede resultar insuficiente ante grandes volúmenes de operaciones
El especialista también se refirió al uso de hojas de cálculo como principal herramienta para gestionar información empresarial.
Según explicó, algunas organizaciones mantienen registros separados en Excel para ventas, compras y otras operaciones, información que posteriormente debe ser enviada al área contable para su revisión y complementación.
“Esos procesos manuales quitan tiempo y generan errores”, enfatizó Quispe. El Peruano
El problema adquiere mayor relevancia cuando una organización pasa de manejar cientos a miles de operaciones. En estos casos, la gestión manual puede dificultar el control y elevar el riesgo de que determinada información no sea procesada adecuadamente.
Integración y automatización permiten mejorar la trazabilidad
Frente a esta situación, Quispe destacó el uso de sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP, debido a su capacidad para integrar información proveniente de diferentes áreas.
Una de sus ventajas, explicó, es que determinados datos pueden registrarse una sola vez y continuar posteriormente hacia los procesos correspondientes sin necesidad de volver a ingresarlos.
“Hay una trazabilidad de información, se ingresa todo una sola vez y esto se dirige de forma automática a la parte contable”, indicó. El Peruano
En ese sentido, sostuvo que contar con sistemas integrados permite disminuir tiempos de procesamiento y reducir errores que, de no ser detectados, podrían terminar reflejándose en la información declarada mediante el Sire.
Quispe: “El Sire, de alguna manera, te obliga a mejorar”
El especialista consideró que uno de los factores que todavía limita la incorporación de herramientas digitales es el desconocimiento sobre las alternativas disponibles, además de la resistencia a modificar procesos que aparentemente continúan funcionando.
“El Perú está en un proceso de digitalización”, manifestó, al señalar que algunas organizaciones permanecen utilizando esquemas tradicionales porque se encuentran acostumbradas a ellos. El Peruano
Desde esa perspectiva, Quispe sostuvo que la implementación del Sire puede actuar también como un incentivo para revisar procedimientos internos.
“El Sire, de alguna manera, te obliga a mejorar, te obliga a automatizarse”, afirmó. El Peruano
Asimismo, destacó que las herramientas tecnológicas pueden ayudar a las organizaciones a disminuir costos, tiempos y tareas manuales, especialmente cuando existe un volumen creciente de operaciones. El Peruano
Sire facilita la gestión de registros electrónicos
El Sire fue creado para facilitar la generación y gestión del Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (RVIE) y del Registro de Compras Electrónico (RCE).
Mediante este sistema, la Sunat genera propuestas basadas en la información contenida en los comprobantes de pago electrónicos. Los contribuyentes pueden validar, aceptar, reemplazar o complementar dicha información antes de efectuar el envío correspondiente. El Peruano
Una vez presentados los registros, la administración tributaria también puede generar una propuesta para la declaración mensual del IGV, como parte del proceso de facilitación y digitalización de las obligaciones tributarias.
Automatizar también implica revisar y rediseñar procesos
La experiencia descrita alrededor del Sire evidencia que la incorporación de tecnología no consiste únicamente en sustituir una herramienta manual por una plataforma digital.
Antes de automatizar, las organizaciones necesitan identificar cómo circula la información, determinar qué actividades generan duplicidades, reconocer puntos críticos y definir qué procesos pueden integrarse o simplificarse.
Estas prácticas forman parte de la gestión por procesos y la mejora continua, metodologías que permiten analizar procedimientos, establecer indicadores, evaluar resultados y proponer rediseños orientados a una mayor eficiencia.
En el ámbito público, estos mismos principios resultan relevantes para la modernización institucional, especialmente en entidades que buscan reducir tiempos, simplificar procedimientos y aprovechar herramientas digitales para mejorar la prestación de servicios.
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